Tvorba cílového konceptu

Všichni dobře víme, že dobře připravený projekt je půl úspěchu. Správně připravené zadání však nezaručí, že systém bude dělat to, co potřebujete. Jistě si řeknete, že ze zadání si může zvolený dodavatel přibližně definovat rozsah projektu a tudíž stanovit cenu. Ano, ale to lze s přesností 20-30 %. Je to dané tím, že do zadání se uvádí informace, které nelze považovat za důvěrné - jako např. popis procesů či způsob vaší cenotvorby.

Před začátkem projektu je důležité vědět, zda je možné zvolený systém do vaší infrastruktury nasadit, jak bude nasazen a také jak bude s vaším ERP integrován.

Nechte si tedy vypracovat cílový koncept, kterým zvolený dodavatel potvrzuje, že vašemu zadání rozumí. Ať už po stránce technické, obchodní, ale i procesní. Vypracování tohoto dokumentu je vázáno smlouvou, čímž zajistíte, že se můžete bavit i o důvěrných informacích. Tento dokument vypracovávají ze strany dodavatele konzultanti. Ti nejlépe rozumí možnostem systému a jsou tak schopni navrhnout správné funkčnosti a moduly, které splní vaše požadavky ze zadání.

Pojďme se podívat, jak se tuto fázi připravit a které oblasti se budou analyzovat.

Úvodem

Na úvod je potřeba říci, že každý dodavatel systému má své metody, dokumentaci a vlastní podobu cílového konceptu. Dodavatel nejlépe ví, jak svůj systém implementovat. Každý systém navíc nabízí rozdílné metody integrace s vaším ERP a je tedy na dodavateli, jakou metodu zvolí a jak je schopen integraci s vaším ERP zabezpečit.

Doporučujeme se držet postupů dodavatele systému a svěřit vypracování cílového konceptu do jeho rukou.

Jak se připravit?

Dodavatel systému by vám měl předložit:

  1. Oblasti, které cílový koncept řeší - chtějte dopředu vědět, co se bude analyzovat. Na základě definovaných oblastí budete vědět, zda jste schopni odborně odpovídat sami, nebo zda potřebujete přizvat například konzultanta, kolegu z jiného oddělení, nebo dodavatele některého z vašich systémů.
  2. Plán schůzek - jedná se o konkrétní soupis schůzek a jejich rozsah, které bude potřeba uskutečnit.
  3. Požadovanou součinnost - chtějte vědět, jakou součinnost bude dodavatel požadovat.
  4. Smlouvu - obecně se jedná o smlouvu o dílo, kterou se dodavatel zavazuje dodat dokument předem definovaného rozsahu. Jelikož se budete na schůzce bavit o důvěrných informacích, požadujte, aby smlouva obsahovala ochranu důvěrných informací.

Co by měla výsledný dokument obsahovat?

  • Architektura systému - popis jednotlivých částí obchodního systému včetně popisu propojení s vaším ERP.
  • Popis a přehled integrace - seznam jednotlivých datových přenosů směrem z / do vašeho systému doplněný o vzorové soubory (XML, CSV, ...)
  • Seznam úprav a rozšíření - "nikdo neumí všechno" - jde tedy o seznam úprav, které je nutné provést, aby zvolený systém odpovídal vašim požadavkům. Pokud je systém dostatečně robustní, bude pomocí jeho funkcí možné pokrýt většinu, myšleno více než 90 % vašich požadavků. Programování je totiž nákladnější než konfigurace systému, proto této oblasti věnujte dostatečnou pozornost.
  • Požadovanou součinnost - jakou součinnost a v jakých fázích projektu má zadavatel poskytnout, aby bylo možné dílo dodat. Většina smluv o dílo, ke kterým se tato analýza přikládá, má klauzuli o tom, že se termín posouvá, protože zadavatel neposkytl požadovanou součinnost. Chtějte tedy součinnost konkrétně definovat, aby tato informace byla směrem ke smlouvě jednoznačně řečena.
  • Harmonogram realizace - obsahující popis a načasování jednotlivých fází projektu.
  • Podklady pro finální nacenění

Cílový koncept je důležitým dokumentem, který vás ujistí, že jdete správnou cestou.

Autor článku: František Vybíral

Zaujalo vás naše řešení?

Pak budeme rádi, když nás kontaktujete přes náš poptávkový formulář. Ozveme se zpět nejpozději během druhého pracovního dne.

Chci nezávaznou konzultaci