Tvorba zadání

Příprava zadání realizace systému, který bude následně propojen s vaším informačním systémem, a který bude zohledňovat vaše firemní procesy, nemusí být složitá věc. Nesnažte se vymyslet, jak má celý systém fungovat - to chtějte po dodavateli systému. Do zadání se naopak snažte zahrnout co nejvíc specifik, které zohledňují váš obor, vaše zboží a způsob či rozsah vašeho obchodu.

Dobře napsaným zadáním ušetříte svůj čas a zrychlíte celý projekt.

Jak vytvořit správné zadání pro realizaci B2B obchodního systému?

Podívejme se v několika málo radách na to, co by správné zadání mělo obsahovat.

Upozornění: Nedávejte do zadání důvěrné informace, ty patří do analýzy, kterou vypracujte až se zvoleným dodavatelem na základě podepsané smlouvy. Obě strany tak budou dostatečně chráněny.

Popište současný stav a cíle nového řešení

V zadání je dobré napsat, jakým způsobem dnes probíhá sběr a vyřizování objednávek. Jaký obchodní model vaše společnost využívá, tj. kdo a jak od vás nakupuje.

Sestavte cíle, kterých má být realizací projektu dosaženo. Zda se jedná jen o technickou inovaci, např. z pohledu podpory mobilních zařízení. Nebo o obchodní cíle, jako např. prodej vašeho zboží do zahraničí.

V případě, že již B2B systém máte a řešíte jeho inovaci, nezapomeňte uvést silná a slabá místa vašeho stávajího systému.

Jaké máte systémy?

Začněme pár technickými údaji, které je snadné získat a sepsat. Nejdůležitější ze všeho je váš informační systém a moduly, které využíváte. Pokud jste výrobce a máte výrobní modul, nezapomeňte to uvést. Dále uveďte všechny zdroje dat a systémy, se kterými bude nutné komunikovat.

Zdoje dat doporučujeme popsat prostřednictvím tabulky:

  • Typ dat - objednávky, faktury, zboží.
  • Jméno systému, jeho verze a moduly - např. informační systém iSYSTEM v 2.10.1112 s výrobním modulem, nebo lokální diskové úložiště.
  • Možný způsob připojení - SQL, FTP, API.
  • Formát dat - CSV, XMLRPC, json:api, EDI.
  • Interval aktualizace dat - online, nebo offline vč. požadovaných intervalů synchronizace.
  • Poznámka

Zde je ukázka často synchronizovaných agend a příklad vyplnění.

Typ dat Systém Připojení Formát Interval Poznámka
Zboží ERP SQL - 1 hod.
Kategorie zboží - - - - není k dispozici
Parametry zboží síťový disk SMB xls 1 hod.
Objednávky ERP SQL - 15 min. jen zápis a aktualizace stavu
Faktury ERP SQL - 1 hod. rok zpětně
Zákazníci ERP SQL - 24 hod. jen s CZK měnou
Uživatelé ERP SQL - 24 hod. jen s přiděleným heslem
Ceníky ERP SQL - 24 hod. 5 skupin ceníků
Dokumenty síťový disk SMB pdf 1 hod. cca 5GB dat
Obrázky síťový disk SMB jpg 24 hod. cca 1GB dat

Kdy má být projekt vlastně hotov?

Nasazení jakéhokoliv firemního systému může být procesně komplikovaná věc. Obvykle bývá potřeba propojit více systémů současně a zkoordinovat několik vývojových týmů - zejména dodavatele informačního systému s dodavatelem B2B řešení. Při plánování termínu je tedy potřeba zohlednit dostupnost těchto firem, požadovanou součinnost ze strany zadavatele a v neposlední řadě rozsah projektu.

Reálná doba pro nasazení systému bývá obvykle půl roku. Termín dodání lze zásadně zkrátit správně připraveným zadáním.

Jsou nutná čísla?

Obecně platí, že se dá jinak přistupovat k systému, který bude mít pár objednávek týdně, oproti systému, kde se plánuje denní zátěž v rozsahu stovek či tisíců objednávek.

Nejde ani tak o kvalitu zpracování, jako spíš o vhodné nadimenzování jednotlivých částí systému. Při vyšších objemech dat často dochází k situacím, při kterých je nutné zabezpečit např. výpadky, zohlednit špičky vytížení serveru a další možná rizika, která mohou způsobit výpadek či potíže. U systémů s malým provozem uvedené okolnosti není zdaleka tak nutné řešit.

Doporučujeme tedy uvádět pár základních čísel - předpokládaný počet uživatelů, počet produktů, počet a typ ceníků, odhadovaný průměrný počet objednávek za den. Máte-li velký počet zboží, uveďte i způsob, jak je lze třídit - např. dle kategorií a podkategorií, velikostí, barev či dalších parametrů.

Nezapomínejte na oborová specifika

Každé zboží je jiné a stejně tak i prodej zboží se mezi obory liší. Má-li systém být správně a plnohodnotně využíván jeho uživateli, tedy vašimi zákazníky, je potřeba zohlednit všechna oborová specifika, která při jeho prodeji používáte. Prodávat online potraviny je jiné než elektroniku. Do zadání tedy uveďte základní specifikaci toho, co prodáváte a čím je prodej specifický. Některé zboží vyžaduje konfiguraci - např. při prodeji nábytku je nutné doplnit barvu a typ látky.

Zkuste si odpovědět na následující otázky:

  • Je naše zboží variantní? Máte v portfoliu více výrobků stejného jména, které se liší například barvou a velikostí? Typicky se to týká oblečení.
  • Dodáváme naše zboží na míru? V takovém případě bude nejspíše potřeba konfigurátor, pomocí kterého budou zboží zákazníci objednávat.
  • Má naše firma obchodní zástupce? Potom zvažte, zda a jak se umí dostat v terénu do vašeho ERP systému. Jako možnost nabízíme modul dealer, který umožňuje online přihlašování dealerů do B2B systému přímo z terénu.
  • Prodáváme rychloobrátkové zboží? V takovém případě budou potřeba funkce jako opakovaná objednávka či možnost provést rychlou objednávku přímo z košíku.

Kdo je vaším zákazníkem?

Zvyklosti a konkurence

Vše se odvíjí od toho, na co jsou vaši zákazníci zvyklí u vás a u vaší konkurence. Je-li zvykem v celém oboru posílat objednávky emailem, budete nasazením nového B2B systému průkopníky a součástí projektu by měla být dostatečná osvěta - např. návody použití, příprava PPT prezentace či krátkého instruktážního videa.

Pohybujete-li se v konkurenčním prostředí, je použití B2B systému nejspíše standardem. V takovém případě není nutné osvětu dělat, naopak je vhodné klást větší důraz na inovace, jednoduchost ovládání, přehlednost systému a propracovanou integraci s firemními procesy (napojení na výrobu, či sklad).

Lokální vs. zahraniční prodeje

Na jaké trhy zboží dodáváte a kdo je vlastně váš zákazník? Prodej do zahraničí se oproti lokálnímu prodeji může výrazně lišit a to nejen měnou či ceníky. Ujistěte se, zda dodavatel systému podporuje měny a jazyky, které potřebujete.

Co má eshop umět?

Dávejte pozor, abyste seznamem funkčností neomezili rozsah prací a služeb, které vám dodavatel může nabídnout. Často se stává, že se zákazník zaměří pouze na funkčnosti, které má systém umět. Dodavatel je pak nucen svou nabídku koncipovat jen jako výčet toho, co jeho systém z pohledu zákazníka umí, nebo neumí. V prvním kroku výběru dodavatele je samozřejmě nejsnažší se dívat na nabízený systém takto zjednodušeně a vybrat si ten, který vypadá na to, že je schopen pokrýt nejvíc klientských požadavků. Jsou ale dodavatelé, kteří vám toho mohou nabídnout mnohem víc a mají hlavně schopnost požadované funkcionality snadno doprogoramovat na míru potřebám klienta. Navíc jsou schopni zvážit oborová specifika, díky kterým je každý systém unikátní. Pokud však již máte zkušenosti a jedná se např. o inovaci starého systému, je dobré soupis funkcí připravit.

Co se zadáním?

Zadání slouží pro výběr možných dovatelů. Ti si zadání musí prostudovat a dát vám vědět, zda jsou schopni realizaci provést a zda funkce jejich systém umí. Pokud nebudou nějaké části rozumět, očekávejte doplňující dotazy.

V této fázi komunikujete převážně s obchodními zástupci, nepouštějte se zbytečně do příliš odborných a technických oblastí.

Nebavte se v této fázi bavit o konkrétních funkčnostech, jinak zklouzáváte do fáze vstupní analýzy, kterou doporučujeme provést pořádně a mít ji podchycenou smlouvou. Analýzu pak budete řešit s konzultantem, který implementaci a funkčnostem systému rozumí. On následně navrhne moduly, případně správné řešení vašich požadavků.

Z dobře připraveného zadání je možné stanovit předpokládanou cenu s přesností 70 %.

Zavedením správného systému máte možnost zvednout laťku před vaší konkurencí i na několik let. Využijete toho?

Zkuste nás poptat pro váš projekt

Představte nám své vize a plány. My vám pomůžeme vize realizovat s ambicí překonání stanovených cílů.

Jsme skutečným partnerem, který vám pomůže již při tvorbě zadání stejně jako při následném získávání konkurenčních výhod v ecommerce.

Kontaktujte nás

logo AGROBIOlogo HANDLOPEXlogo GARMINlogo O2logo SCOTTlogo MORAVIAlogo SINCLAIR
logo společnosti AVITOx